Den Inhalt des Odoo Tutorials hier als Text in diesem Blogeintrag:
Herzlich Willkommen zu diesem Video in dem wir heute das Modul eQ Contract Hosting also das MyOdoo Vertragswesen für IT-Dienstleister vorstellen möchten.
Dies ist ein Modul für die serviceoptimierte Abrechnung von Verträgen. Das Modul ist bestens geeignet, um Verträge für Server-Systeme im Web Hosting oder Software Pflegeverträge in Dienstleistungsunternehmen zu verkaufen und diese intervallmäßig abzurechnen. Hervorzuheben ist hierbei vor allem die große Flexibilität durch die vielfältigen und dynamischen Einstellungsmöglichkeiten und die eigens entwickelten Reports. Nachdem Sie das Modul in den Apps installiert haben, können Sie in Ihrem Odoosystem in die Verträge unter Verkauf springen.
Sie sehen hier die Übersicht aller Verträge, die aktuell in Ihrem System angelegt sind. In einem Vertrag gibt es verschiedene Status, die durchlaufen werden. Zuerst erstellt man, wie auch im Verkaufsmodus ein Angebot, welches direkt per E-Mail an den Kunden gesendet werden kann. Ist dies vom Kunden angenommen worden, klicken Sie auf akzeptiert und wir werden sehen, dass der Status nun laufend geändert wird. Über die Aktion vorzeitig kündigen, kann der Vertrag, zumeist passiert ist nur in Ausnahmefällen, vorzeitig vor Ablauf der Vertragslaufzeit gekündigt werden, wenn beide Parteien dies so miteinander vereinbart haben. Sie erhalten diese Warnung, ob Sie den Vertrag wirklich vorab kündigen möchten und können dann ein neues Enddatum für den Vertrag setzen, wann dieser beendet wird. Der Vertrag springt dann in den Status gekündigt. Sie können die Kündigung auch nochmals zurücksetzen oder den ganzen Auftrag zum Angebot zurücksetzen. Ich werde in diesem Video nicht im Detail auf jede Einstellungsmöglichkeit eingehen und werde Ihnen nur die Highlights vorstellen.
Beim Anlegen eines Vertrags, können die Einstellungen zunächst in den Kopfdaten vorgenommen werden. Es ist zum Beispiel möglich eine Dokumentenvorlage pro Vertrag zu verwenden. Durch diese können Sie wie im Auftrag Kopf- und Fußtexte setzen. Die im Feld Kontaktperson im Vertrag und Kontaktperson Rechnungsstellung gesetzten Personen, werden automatisch beim Mailversand mit in die Empfängerliste aufgenommen und benachrichtigt. Bei den zusätzlichen Einstellungen können sie abweichend Rechnungs- und Lieferadressen hinterlegen. Das Feld Vertragstyp soll eine schnelle Selektion ermöglichen und kann frei von Ihnen definiert werden. Ein Vertragstyp wäre zum Beispiel Softwarepflege. Es können Hauptverträge mit verschiedenen Unterverträgen angelegt werden, um Kostenteilungen durchzuführen, wenn zum Beispiel Kosten auf mehrere Firmen umgelegt werden müssen. Dies kann prozentual oder über einen fixen Betrag verteilt werden. In den Vertragsbedingungen gibt es Vertragsvorlagen, die Sie sich erstellen können und somit werden bei der Auswahl der hinterlegten Felder in den Vertrag eingefügt und Sie müssen diese nicht jedes Mal manuell pflegen, wenn sie sich in Ihren Verträgen nicht wesentlich unterscheiden. In den Vertragsbedingungen zum Beispiel, haben Sie außerdem wichtige Felder für die Abrechnung, wie z. B. die Fälligkeit am Anfang oder am Ende der Periode. Also zahlt der Kunde schon im Voraus, bevor er die Leistung erhält, was zum Beispiel bi Mobilfunkverträgen üblich ist, oder andernfalls erst nach Leistungserbringung.
Die Rechnungsintervalle sind ebenfalls flexibel konfigurierbar. Hier können Sie sich mehrere Optionen anlegen und verwenden. Bei einer jährlichen Abrechnung kann bei einem Start des Wirtschaftsjahres im November, die Abrechnung ebenfalls zum Start des Wirtschaftsjahres eingestellt werden, wenn dies vom Kalenderjahr abweicht. Hinterlegen Sie unter den Vertragsbedingungen ebenfalls die Kündigungs- und die Verlängerungsbedingung für Ihren Vertrag. Das heißt, wann Ihr Vertrag spätestens gekündigt werden muss.
In diesem Fall, drei Monate vor Ablauf und die Verlängerungsbedingungen. Das heißt, Ihr Vertrag kann sich frühestens nach einem Jahr verlängern. Sie können beide Optionen auch über die Aktion vorzeitig kündigen oder Vertrag verlängern manuell vornehmen. Sie können außerdem wählen, ob die Rechnungszustellung per E-Mail oder in gedruckter Form stattfinden soll. Nach dieser Auswahl kann später in den Ausgangsrechnungen gefiltert werden. Es gibt zum Beispiel auch die Möglichkeit, den Vertrag vor Ablauf der Zeit direkt, komplett abzurechnen. Somit wird bei der nächsten Rechnungsstellung eine Rechnung für alle restlichen Intervalle erstellt. Einen Überblick, wie viel diese Summe bis zum Vertragsende ist, gibt es ebenfalls in dieser Maske, hier im unteren Bereich. Bei der Anlage werden zuerst alle Kopfdaten gepflegt. Daher werden die Einstellungen in den Kopfdaten zunächst ebenfalls in die Position übernommen, können dort jedoch nachträglich auch pro Position geändert werden, wie zum Beispiel ein Rabatt, Rabatttyp und verschiedene weitere Optionen, auf die wir nun nicht im Detail eingehen werden. Innerhalb der Laufzeit können noch viele weitere diverse Änderungen vorgenommen werden, die wir in unserer Hilfe dokumentiert haben. Den Hilfelink finden Sie in unserer Videobeschreibung. Alle Änderungen innerhalb eines Vertrags finden Sie in einer Historie. Dort sieht man sowohl den neuen als auch den alten Wert und wer dies geändert hat. Wir haben eine Auftrags- beziehungsweise auch eine positionsbezogen der Historie integriert.
Das Modul kann Vertragsänderungen in einem laufenden Vertrag separat abrechnen und kann für Veränderungen im Vertrag auch Nachberechnungen für ein vergangenes Intervall durchführen. Innerhalb der Vertragslaufzeit können in einem Vertrag sogar weitere neue Positionen in einem Vertragsänderungsangebot angeboten und anschließend in einen laufenden Vertrag integriert werden. Den von uns entwickelten Report sehen Sie hier. Wir haben ebenfalls ein Report für die Verträge entwickelt. Ihren Benutzern können in den Einstellungen verschiedene Rechte zugewiesen werden. Benutzer dürfen Verträge anlegen und bearbeiten. Der Manager hat erweiterte Rechte, wodurch er Verträge bestätigen darf. Bestätigte Verträge können nur von Managern bearbeitet werden.
Viel Erfolg mit dem MyOdoo Vertragswesen für IT-Dienstleister.